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¿Cuál es su política para los dispositivos de propiedad de los empleados en su empresa de limpieza del hogar?

Cuando los teléfonos celulares comenzaron a despegar como un dispositivo de uso obligatorio para los supervisores y líderes de equipo en las empresas de limpieza, la mayoría de nosotros pagamos por los teléfonos que usaban nuestros empleados. Pero a medida que el uso de teléfonos celulares se generalizó, comenzamos a permitir que nuestros empleados usaran sus propios teléfonos para que pudiéramos estar en contacto durante su turno de trabajo. Pero muchas empresas de limpieza aún no tienen una política escrita para los dispositivos de propiedad de los empleados y su uso. ¿Vos si?

Los empleados que usan sus propios teléfonos celulares o tabletas en el trabajo ahorran a las empresas muchos gastos en el costo de los teléfonos, las tarifas de uso mensual y el seguro. Pero cuando les permitimos usar sus propios dispositivos, nos abrimos a preocupaciones de seguridad y problemas de cumplimiento legal. La buena noticia es que podemos abordar estas preocupaciones con una política clara.

¿Tiene una política de dispositivos móviles para proteger su negocio de limpieza del hogar?

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Preocupaciones de los empleados

La mayoría de los empleados prefieren usar sus propios teléfonos tanto para el trabajo como para uso personal porque puede ser una molestia llevar dos teléfonos todo el día. Pero a pesar de esto, todavía les preocupa que se aproveche su tiempo libre. Nadie quiere disfrutar de su día libre, solo para recibir varios mensajes de texto del trabajo con una variedad de preguntas sobre esto o aquello. Peor aún, los empleados no quieren dedicar tiempo a su empleador cuando no están en el reloj.

Otra preocupación que tienen los empleados es la privacidad de su teléfono. Algunas empresas requieren que se instale una aplicación de cronometraje en su teléfono, con acceso GPS a su paradero. También pueden hacer negocios de la empresa a través de mensajes de texto y correo electrónico, por lo que a los empleados les preocupa que la empresa quiera acceder a los datos de su teléfono, que podrían incluir fotos personales, videos, correo electrónico, mensajes de texto y más.

Preocupaciones del empleador

Los empleadores, por otro lado, están más preocupados por la seguridad. Un ejemplo sería un empleado que no usa un código de bloqueo para acceder al dispositivo. Por lo tanto, si se pierde o se lo roban, la información de la empresa podría estar en riesgo, especialmente si el dispositivo es una tableta o computadora portátil que almacena archivos en el disco duro o en una aplicación en la nube accesible.

Otra preocupación del empleador es si un empleado conectara su dispositivo a puntos de acceso Wi-Fi públicos. Con los datos vulnerables, los piratas informáticos podrían acceder a las contraseñas de la empresa, información confidencial o incluso podrían eliminar archivos. Y si un empleado abandona repentinamente la empresa, ¿cómo sabrá el empleador que sus datos confidenciales han sido borrados de los dispositivos?

Incluso hay cuestiones legales de las que preocuparse. ¿Qué pasa si su empleado usa Facebook y comienza una campaña de desprestigio contra su empresa, compañeros de trabajo, clientes, proveedores o incluso competidores? Los empleados descontentos incluso podrían usar sus dispositivos para enviar mensajes de texto o llamadas telefónicas de acoso. Esto lo abre a posibles problemas legales, sin mencionar el perjuicio para la reputación de su empresa.

Riesgos legales

Si un empleador requiere que los empleados no exentos usen su teléfono personal para uso comercial, podrían exponerse a la FLSA (Ley de Normas Laborales Justas) con respecto a las leyes de pago de horas extras y salarios.

Como se mencionó anteriormente en las preocupaciones de los empleados, los empleadores pueden poner a sus empleados en una posición para responder mensajes de texto y correos electrónicos relacionados con el trabajo durante su tiempo «fuera del horario laboral». ¿Qué pasa si ese tiempo acumulado los empuja a trabajar horas extras y no se les paga por ello?

Dependiendo de la ley estatal, es posible que algunos empleadores deban reembolsar a los empleados los costos incurridos por el uso de sus dispositivos personales para el trabajo. Y si termina en un litigio con un ex empleado, es posible que deba producir datos almacenados en su dispositivo personal.

Qué incluir en la política de dispositivos propiedad de sus empleados

Primero, le recomendamos que consulte con su empresa PEO o con un abogado que se especialice en derecho laboral para asegurarse de que está cumpliendo con las leyes estatales y federales.

Estos son algunos puntos clave que debe abordar en su póliza:

  • Exija a los empleados que firmen un formulario aceptando los términos de su política.
  • Desarrolle una política sobre cuándo los empleados pueden trabajar fuera del horario de trabajo enviando y respondiendo mensajes de texto y correos electrónicos.
  • Indique el derecho del empleador a acceder a la información, monitorear y eliminar información de los dispositivos del empleado.
  • Si usa un software de monitoreo como el rastreo por GPS, especifique cuándo se usará el software y con qué propósito.
  • Indique cómo protegerá la empresa la información personal del empleado.
  • Indique la política sobre cuándo se eliminarán los datos de la empresa de sus dispositivos personales.
  • Exija que el empleado proteja los datos de la empresa mediante el uso de contraseñas y pasos para denunciar dispositivos perdidos o robados. También requieren que utilicen software antivirus y copias de seguridad automáticas para proteger los datos.
  • Si es posible, use un software que pueda dividir el teléfono para mantener los datos del trabajo separados de los datos personales. Esto protege la información personal del empleado.

Esta lista no es exhaustiva, pero debería darle una idea de por qué tener una política de este tipo es tan importante para la protección de su empresa y sus empleados. Como se indicó anteriormente, le conviene asegurarse de que su póliza cumpla con las leyes estatales y federales contratando a un buen abogado laboral para elaborar su póliza.



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