La malversación de fondos por parte de los empleados en su empresa de limpieza del hogar

Cuando escuche la palabra malversación de fondos , puede pensar que es un delito reservado para empresas como Fortune 500. Sin embargo, la verdad es que la malversación de fondos de la empresa por parte de su contable es mucho más probable que ocurra en su empresa de limpieza que en Target. Eso se debe a que las grandes empresas tienen controles y contrapesos integrados en sus sistemas financieros. Para una pequeña empresa, muchas de esas precauciones no se aplican, lo que pone en riesgo a los propietarios de las empresas.

Según una encuesta de HISCOX de 2016 , el 80 por ciento de las malversaciones ocurrieron en pequeñas empresas (aquellas con menos de 150 empleados), y en el 30 por ciento implicó una pérdida de más de $ 500,000. Además, el robo por parte de los empleados es un factor de que una de cada tres cierres de pequeñas empresas.

Hemos visto de cerca el impacto de la malversación de fondos. Una empresa de limpieza en nuestra ciudad sufrió una gran pérdida financiera después de una «contabilidad engañosa». El dueño de la empresa no quería ocuparse de las finanzas de la empresa, así que entregó todo a su contable.

Unos años después de iniciada esta relación, el dueño de la empresa encontró algunas discrepancias preocupantes. Estima que su negocio perdió más de $ 200,000 por malversación de fondos. Sin controles internos, el propietario no tenía idea de que su contable de confianza le había estado robando durante años.

Que esta aterradora historia sea una llamada de atención. No hay mejor momento que el presente para proteger a su empresa contra la malversación de fondos. Utilice estas tres estrategias para protegerse de pérdidas devastadoras.

1. Controle sus registros financieros con regularidad

Sin duda, la forma más eficaz de proteger a su empresa de la malversación de fondos es conocer los números de su empresa. Muy a menudo, el propietario no es el contable principal de la empresa. Sin embargo, incluso si no maneja las finanzas diarias, es imperativo que permanezca involucrado.

La mayoría de los casos de malversación de fondos duran varios años. El empleado comienza con una pequeña cantidad para probar las aguas, por así decirlo. Si se salen con la suya, se intensificará a partir de ahí, por lo que la intervención temprana es clave para minimizar el daño a su negocio.

Una de las formas más fáciles de malversar dinero es crear un cliente o proveedor falso para cubrir retiros personales. Otra táctica común es pagar de más una factura y luego embolsarse el reembolso.

Realice revisiones periódicas de todos los extractos bancarios para buscar montos desconocidos o cargos inesperados. Además, revise los acuerdos de clientes y proveedores para compararlos con sus registros financieros. Compare los números que ve en el libro mayor con los números que figuran en las facturas y los montos de facturación del cliente. No tenga miedo de hacer preguntas. Un contable honesto no se verá amenazado por su interés en el bienestar financiero de su empresa.

Por último, muchos expertos recomiendan que un auditor externo independiente verifique anualmente sus registros de las empresas. Esta auditoría le permite detectar pequeños errores y señalar cualquier señal de advertencia de algo más malicioso.

2. Supervise el comportamiento de los empleados

Los dueños de negocios no quieren creer lo peor de su personal clave, pero la mayoría de los robos de empleados son cometidos por  empleados a largo plazo . Si bien la confianza es una parte importante de la relación empleador-empleado, no puede permitirse administrar su negocio sin supervisión . Lo he visto suceder dos veces en mi carrera. Una era una empleada amable y trabajadora que se encontraba en dificultades financieras, por lo que comenzó a buscar en su cajón de efectivo poco a poco. Otro era un colega de administración que tomó de un fondo de caridad de la compañía para asegurarse de que pudiera hacer el pago de su automóvil.

Los dueños de negocios que se interesan activamente en las actividades diarias de su personal tienen más probabilidades de ver y corregir pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas extremadamente costosos. No necesita microgestionar a sus trabajadores, pero debe realizar visitas al sitio de manera rutinaria para asegurarse de que los empleados sigan los procedimientos y políticas.

Del mismo modo, debe mantenerse comprometido con su personal lo suficiente como para notar cambios extremos de comportamiento. Las señales de advertencia de robo por parte de los empleados pueden ser sutiles, pero hay señales de alerta a las que debe estar atento.

Un empleado que de repente parece más involucrado en su trabajo puede no ser dedicado y motivado. En cambio, pueden estar aprendiendo sobre las prácticas financieras de la empresa y buscando vulnerabilidades para explotar.

Los empleados que de repente comienzan a hacer compras personales que no deberían poder pagar con su salario también podrían ser problemáticos. Puede haber razones inocentes para la entrada de efectivo, pero vale la pena hacer algunas preguntas.

También es importante tener en cuenta el personal que tiene tarjetas de crédito de la empresa o que utiliza vehículos de la empresa y obtiene una tarjeta de combustible de la empresa. Para asegurarse de que estas tarjetas se utilicen correctamente, solicite a los empleados que entreguen todos los recibos. Esto dificulta que un empleado utilice los fondos de la empresa para gastos personales.

3. Divida las responsabilidades financieras

Incluso sin la amenaza de mala conducta, la capacitación cruzada es importante para garantizar que las actividades continúen como de costumbre, incluso cuando un miembro del personal está ausente por un período prolongado. El entrenamiento cruzado también puede prevenir la malversación porque los ladrones prefieren robar cuando nadie está mirando.

Cuando más de un empleado realiza una tarea como el inventario o la facturación, se detectan más errores, tanto maliciosos como accidentales. Sin embargo, si un empleado es el único responsable de algo como la facturación, es mucho más fácil desviar pequeñas cantidades de dinero sin previo aviso.

De manera similar, un sistema de controles y contrapesos puede detener a los ladrones en seco. Esto significa dividir las tareas entre los empleados para que ninguna persona tenga demasiado poder. Por ejemplo, el miembro del personal que firma los cheques salientes debe ser diferente del que crea las facturas u órdenes de compra. Separar estos deberes dificulta la malversación.

Si es necesario en una empresa más pequeña, las tareas se pueden dividir entre el propietario y un empleado. En estos casos, es una buena práctica tener al propietario como único signatario autorizado. Esto llevará un poco más de tiempo por parte del propietario, pero le brinda la oportunidad de controlar el dinero que sale del negocio.

Junto con la revisión regular de sus registros financieros, estas prácticas pueden dificultar mucho la malversación de su negocio.

¿Que hacer en caso de robo por parte de un empleado?

Si sospecha que alguien de su equipo está malversando dinero, inicie una investigación de inmediato . Si encuentra evidencia de malversación o robo, comuníquese con la policía local.

Para tener alguna posibilidad de que le devuelvan el dinero malversado, necesitará documentación que demuestre la mala conducta del empleado. Esto incluye estimaciones de la cantidad robada y de cuándo comenzó la malversación. Una vez que tenga pruebas sólidas del robo, revoque el acceso del miembro del personal a sus cuentas e información cuando termine su empleo.

Sin embargo, hasta que no tenga pruebas sólidas, no acuse a nadie de nada. Las acusaciones infundadas pueden ponerlo en riesgo de una demanda importante, además de arruinar su relación con un empleado inocente.

La malversación de fondos es un problema grave que afecta a un gran número de pequeñas empresas, incluidas las empresas de limpieza residencial. Evite el peor de los casos tomando medidas ahora para proteger sus libros del fraude.