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Mantenga buenos registros para evitar errores fiscales en su negocio de limpieza

La presentación de impuestos comerciales puede ser un gran dolor de cabeza. Mantener buenos registros puede ayudar a reducir el estrés (y evitar errores fiscales). Un sistema sólido de mantenimiento de registros permite a los propietarios de empresas maximizar las deducciones, evitar pagos de impuestos excesivos o insuficientes y tener una base sólida en el caso de una auditoría. 

Además, los buenos registros también le brindan una imagen integral de su negocio. Le ayudan a identificar fortalezas y debilidades y a encontrar formas de mejorar sus resultados.

Mantener registros comerciales puede resultar abrumador al principio, y las leyes fiscales complicadas hacen que muchos dueños de negocios cometan errores. Evite problemas comunes con un poco de planificación y dividiendo las cosas en tareas manejables.

 

¿Su negocio de limpieza está evitando errores fiscales?

¿Su negocio de limpieza está evitando errores fiscales?

 

Consejos para evitar errores fiscales

No evite los números
Muchos dueños de negocios odian la contabilidad y la evitan a toda costa. Eso es un error. Es importante conocer y comprender los números en sus libros de contabilidad y no posponer este importante trabajo.

Si está haciendo sus propios libros, es importante conciliarlos al menos una vez al mes. Al mantenerse al tanto de esta tarea, no tendrá que retorcerse la cabeza tratando de recordar cuál fue cada gasto u olvidarse de capturar y categorizar las deducciones fiscales. También lo ayuda a tomar decisiones comerciales basadas en datos financieros actuales.

Incluso si tiene ayuda profesional, debe revisar sus estados financieros mensuales para que no lo sorprenda un contable o contable poco ético. Además, pídale a su profesional que le proporcione estados de ganancias y pérdidas mensuales y cualquier otro dato que pueda ayudarlo a comprender mejor cómo mejorar la eficiencia para aumentar las ganancias. Si usa un programa como QuickBooks, puede generar sus propios estados financieros.

 

Comprender la terminología
Un error común entre los contadores de bricolaje es clasificar los gastos de manera incorrecta. Es importante realizar un seguimiento preciso de los ingresos y gastos para una medición adecuada de la rentabilidad. Además, comprender las diferencias entre categorías también puede resultar en importantes ahorros fiscales.

Por ejemplo, el equipo y los suministros no son lo mismo, pero muchas empresas los tratan como términos intercambiables. El equipo se considera un gasto de capital y debe depreciarse. Los suministros son artículos que se agotan en un período corto de tiempo. 

Tener un contador es increíblemente útil en casos como este. Conocen la jerga y pueden asesorarlo sobre las leyes fiscales, que cambian con frecuencia, especialmente cuando se trata de depreciación.

 

Guarde los recibos
El IRS no requiere recibos para todos los gastos, como comidas y entretenimiento que cuestan menos de $ 75, pero eso no significa que no necesite realizar un seguimiento de todos los gastos. Incluso para los gastos más pequeños, necesita un registro de lo que gastó, dónde, con quién estuvo, la relación comercial y el propósito. 

Al final, lo más fácil y lo mejor para usted es conservar todos los recibos. Evite confusiones posteriores simplemente escribiendo en el recibo sobre el motivo del gasto. Además, asegúrese de que sus recibos tengan el sello de fecha y hora.

 

Seguimiento de gastos reembolsables
Como propietario de una pequeña empresa, sin duda tendrá que pagar algunos gastos de su propio bolsillo o con una tarjeta de crédito personal. No cometa el error de perder de vista esos gastos. No contabilizar estos gastos puede resultar en la pérdida de dinero (no ser reembolsado) así como en la pérdida de deducciones fiscales.

 

Calcule correctamente las deducciones de automóviles
Hay diferentes formas de calcular las deducciones por el uso de un automóvil o camión. Puede tomar una deducción estándar por millas o una deducción por gastos, pero no puede combinarlos. Encuentra uno que se adapte a ti y apégate a él.

 

Tenga cuidado con los obsequios
Puede ofrecer obsequios a clientes y socios comerciales, pero consulte con su profesional de impuestos para asegurarse de no exagerar. Existe un límite en la cantidad de deducción que puede tomar por estos artículos.

 

Tenga un plan de respaldo La
tecnología hace que la contabilidad y la presentación de impuestos sean más eficientes. Por supuesto, querrá digitalizar su mantenimiento de registros, pero sea inteligente al respecto. La tecnología puede fallar y es importante realizar copias de seguridad de sus datos financieros con regularidad para evitar posibles pérdidas.

 

Administre su efectivo
La mayoría de las empresas de limpieza tienen una pequeña cantidad de efectivo para gastos menores para compras inesperadas, como una carrera de último momento por toallas de papel o limpiacristales. El problema es que muchos dueños de negocios no saben cómo rastrear estos dólares. Configure un sistema para rastrear la caja chica que se mantiene a mano y cómo se usa. Obtenga una caja de seguridad para el dinero y solicite y guarde los recibos de todos los desembolsos.

 

Comience temprano
Esperar hasta el 14 de abril para comenzar a trabajar con los impuestos es un gran error y probablemente le costará multas y sanciones cuando finalmente necesite presentar una extensión. Reserve un tiempo antes del final del año fiscal para comenzar a prepararse para los impuestos. Su contador puede tener sugerencias sobre las cosas que puede hacer antes de fin de año para aliviar su carga fiscal.

Revise su declaración de impuestos del año anterior para determinar qué información necesita comenzar a recopilar. O pídale a su contador una lista de verificación. Comience a recopilar y registrar datos a medida que lleguen sus estados de cuenta de fin de año para que no esté buscando frenéticamente todo en el último minuto.

Mantener recibos y buenos registros no tiene por qué ser una tarea difícil. Hable con su contador o profesional de impuestos para ver qué registros debe guardar y asegúrese de prestar atención a los errores comunes enumerados anteriormente.